Ang mga minuto ay mga dokumento na nagpapahintulot sa mga kaganapan na opisyal na maitala. Ginagamit ang mga minuto upang idokumento ang kaganapan kung paano ito nangyari, upang i-reference ito kung kinakailangan, upang magbahagi ng impormasyon sa isang opisyal at tamang paraan, at para sa legal na proteksyon. Ang opisyal na anunsyo ng insidente ay ibinibigay sa pamamagitan ng minuto.

Ano ang isang Minuto?

Ang pagpapanatiling minuto ay ang proseso ng opisyal na pagtatala ng nilalaman ng isang kaganapan, isang pulong, isang proseso ng transaksyon o isang pag-uusap nang eksakto kung ano ito. Ang mga minuto ay itinatago upang magbigay ng proteksyon sa mga legal na proseso, upang opisyal na idokumento ang insidente, upang tukuyin ito bilang isang opisyal na dokumento sa mga legal na proseso, at upang tumpak na ihatid ang sitwasyon.

Ang mga minutong inihanda ng mga opisyal na institusyon ay maaaring pirmahan ng pulisya, notaryo, korte, kumpanya, opisina ng gobyerno o opisyal na institusyon.

Paano Magpanatili ng Minuto?

Dahil ang mga minuto ay mga opisyal na dokumento, may ilang mga patakaran na dapat sundin kapag inihahanda ang mga ito. Ang mga pamamaraan ng pag-iingat ng minuto ay maaaring may mga pagbabago at iba't ibang mga detalye tungkol sa kalikasan at lokasyon ng kaganapan na itatala. Maaari mong ilapat ang mga sumusunod na kundisyon bilang isang halimbawa kung paano panatilihin ang mga minuto:

Bago simulan ang nilalaman ng mga minuto, dapat mong isulat ang pamagat alinsunod sa mga tuntunin. Kung walang espesyal na sitwasyon para sa insidente na paksa ng ulat, ang pamagat ay dapat na nakasulat sa gitna ng pahina at sa malalaking titik bilang 'MINUTES'.
Pagkatapos sabihin ang uri ng insidente na inilarawan sa ulat, dapat na ibigay ang detalyadong impormasyon tungkol sa insidente. Bilang karagdagan sa detalyadong impormasyon tungkol sa insidente, kung paano nakuha ang impormasyon ng insidente ay dapat ding isama sa ulat.
Ang impormasyon tulad ng kung ano ang insidente, kung saan ito nangyari, at ang petsa at oras ay dapat na malinaw na nakasaad.
Kung mayroong ebidensya na maaaring ituring na ebidensya tungkol sa pangyayaring binanggit sa ulat, dapat ding idagdag ang mga ito sa ulat. Ang impormasyon kung paano nakuha ang ebidensya ay dapat ding isama sa ulat.
Kung ang mga minuto ay tatagal ng higit sa isang pahina, ang likod ng mga pahina ay dapat iwanang blangko at ang mga bagong pahina ay dapat na may bilang.
Ang mga basang pirma ng mga tao na ang impormasyon ay kasama sa mga minuto ay kinakailangan din. Ang mga minutong walang pirma ay hindi wasto.

Mga Bagay na Dapat Isaalang-alang Habang Inihahanda ang Mga Minuto

Dahil ang mga minuto ay mga opisyal na dokumento, ang ilang mga template at mga patakaran ay dapat sundin kapag naghahanda ng mga minuto. Ang mga mahahalagang punto sa paghahanda ng mga minuto ay ang mga sumusunod:

Dapat itong ihanda sa mga papel na A4 o A5.
Ang pamagat ng minuto ay dapat na nakasulat sa malalaking titik sa gitna ng pahina.
Ang petsa at oras ng insidente, mga detalye tungkol sa kung paano nangyari ang insidente at kung paano nalaman ang insidente ay dapat isama sa detalye.
Dapat ding kasama sa ulat ang mga ebidensya tungkol sa insidente.
Dapat ding isama ang impormasyon ng pagkakakilanlan ng mga taong pinangalanan sa minuto.
Sa pagtatapos ng minuto, ang petsa at oras na itinatago ang mga minuto at ang mga pirma ng mga taong nabanggit ay dapat isama upang maging malinaw ang wakas.

Ano ang gamit ng minuto?

Ang mga minuto ay itinatago dahil ang mga ito ay mga opisyal na dokumento sa mga kaso kung saan ang insidente ay kailangang iulat. Ang mga minuto ay nagsisilbing legal at legal na proteksyon para sa mga pangyayaring naganap, bilang isang sanggunian para sa mga sitwasyon ng pamamahala ng negosyo at relasyon ng empleyado-employer. Upang maipakita ang mga minuto bilang opisyal na mga dokumento at maging kapaki-pakinabang para sa insidente, dapat itong maging handa nang may tunay na impormasyon at pangangalaga. Ang mga minuto ay maaaring gamitin bilang mga opisyal na dokumento para sa iba't ibang mga kaganapan at layunin. Maaari naming ilista ang mga benepisyo ng pagpapanatili ng mga minuto tulad ng sumusunod:

Nagbibigay sila ng legal na proteksyon sa pamamagitan ng paggamit ng mga minutong itinatago ng korte, notaryo, opisyal na opisina o pampublikong institusyon bilang ebidensya sa mga legal na proseso.
Sa mga kaso kung saan ang mga parusa o kriminal na paglilitis ay kinakailangan, ang mga minuto ay iniharap sa mga korte bilang mga opisyal na dokumento tungkol sa proseso ng insidente.
Sa mga institusyong pangnegosyo, maaaring itago ang mga minuto upang mapanatili ang mga detalye ng nilalaman ng mga pulong at talakayan. Maaaring gamitin ang mga minutong ito sa mga desisyon sa hinaharap.
Ang mga minutong itinatago sa mga lugar ng trabaho ay maaaring panatilihin upang protektahan ang employer at empleyado sa mga legal na proseso tungkol sa mga kaganapan sa lugar ng trabaho.

Paano Panatilihin ang Mga Minuto Ayon sa Kanilang Sitwasyon?

Sa mga kaso kung saan ang insidente ay kailangang itala, minuto ay maaaring panatilihin, kahit na sa iba't ibang mga lugar. Maaaring panatilihin ang mga minuto para sa buhay negosyo, edukasyon at katayuan sa kalusugan, at legal o kriminal na paglilitis. Sa kaso ng mga problemang sitwasyon sa mga pagsusuri at paggamot sa ospital, ang isang ulat ay maaaring itago para sa katayuan sa kalusugan, isang ulat para sa mga parusa tulad ng disiplina sa buhay edukasyon, isang ulat para sa anumang problema sa mga lugar ng militar o isang aksidente sa lugar ng trabaho.

Paano Magpanatili ng Ulat sa Aksidente sa Trapiko?

Ang ulat ng aksidente sa trapiko na may materyal na pinsala ay maaaring ihanda alinsunod sa mga sumusunod na patakaran:

Ang ulat ay dapat punan sa dalawang kopya lamang ng mga taong sangkot sa aksidente. Kung ikaw ay nasangkot sa isang aksidente, ito ay sapilitan upang punan ang ulat kahit na wala kang lisensya.
Kahit na ang form na pinunan para sa mga minuto ay isang photocopy, ang mga basang pirma ng mga partido ay dapat na naroroon sa mga minuto.
Ang impormasyon sa form ay dapat na hindi kumpleto na punan at ang sanhi ng aksidente ay dapat na malinaw na nakasaad.
Dahil ang ulat ay magiging di-wasto kung ang kumpanya at patakaran ay hindi matukoy, ang mga kompanya ng seguro at mga numero ng patakaran sa trapiko ng mga partido ay dapat na ganap at tumpak na nakasaad.
Ang ulat ay dapat isumite sa kompanya ng seguro sa loob ng limang araw ng negosyo.

Paano Panatilihin ang Mga Ulat ng Militar?

Sa larangan ng militar, ang mga minuto ay karaniwang may nakapirming template. Halimbawa, kung ang ulat ay nauugnay sa isang insidente ng pagdidisiplina, isang pamagat tulad ng 'INDISCIPLINE DETECTION REPORT' ay nakasulat sa itaas na gitnang bahagi ng pahina ng ulat. Matapos sabihin ang petsa, eksaktong oras at eksaktong lokasyon ng insidente, ang impormasyon tungkol sa insidente at ang mga pangalan na binanggit sa insidente ay kasama sa ulat. Matapos ang petsa kung saan itinago ang mga minuto ay nakasaad sa dulo, ang mga minuto ay tinatapos na may mga basang pirma ng mga taong nabanggit sa mga minuto at ang taong nag-ingat ng mga minuto.

Paano Panatilihin ang Mga Ulat ng Mag-aaral?

Tulad ng sa ibang minuto, pagkatapos maisulat ang pamagat ng ulat sa malalaking titik, ang petsa ng kaganapan, oras, mga detalye ng kaganapan at mga pangalan na binanggit sa kaganapan ay kasama. Matapos idagdag ang petsa ng minuto sa pagtatapos, ang mga minuto ay pinal na may basang pirma ng mag-aaral, guro, assistant principal at principal.